FAQ - najczęściej zadawane pytania dotyczące wynajmu powierzchni biurowej

Nie znalazłeś swojej odpowiedzi? Zadaj pytanie w poniższym formularzu.

Wrócimy do Ciebie z szybką odpowiedzią.

1. Na czym dokładnie polega Wasza usługa reprezentacji najemcy?

Nasza usługa reprezentacji najemcy obejmuje pełne wsparcie na każdym etapie procesu wynajmu powierzchni biurowej. Analizujemy potrzeby firmy, przygotowujemy szczegółowe porównanie dostępnych powierzchni, tworzymy shortlistę najlepiej dopasowanych lokalizacji, prowadzimy negocjacje stawek czynszu i zapisów umowy, a także koordynujemy kwestie prawne i proces fit‑out. Działamy wyłącznie po stronie najemcy, dzięki czemu dbamy o jego interesy, minimalizujemy ryzyka i pomagamy uzyskać korzystniejsze warunki najmu niż w przypadku samodzielnych działań. Więcej szczegółów znajdziesz w naszej ofercie "Wynajem biura".

2. Czy Wasze usługi są płatne dla najemcy?

Współpraca z nami jest dla najemcy całkowicie bezkosztowa — nie pobieramy żadnych opłat od klienta. Wynagrodzenie pokrywa wynajmujący, co jest standardem na rynku nieruchomości komercyjnych. Dzięki temu najemca otrzymuje profesjonalne wsparcie negocjacyjne, prawne i operacyjne bez dodatkowych kosztów, a jednocześnie zyskuje lepsze warunki finansowe i prawne. Zachęcamy do kontaktu poprzez formularz — chętnie przedstawimy cały proces i korzyści wynikające z reprezentacji najemcy.

3. Czym różni się Wasza usługa od pracy agenta wynajmującego?

Agent wynajmującego reprezentuje interes właściciela budynku i dąży do maksymalizacji jego korzyści. My działamy wyłącznie po stronie najemcy, co oznacza, że negocjujemy warunki korzystne dla klienta, a nie dla właściciela. Analizujemy cały rynek, porównujemy wszystkie dostępne oferty i wybieramy te, które najlepiej odpowiadają potrzebom najemcy — niezależnie od tego, kto jest właścicielem budynku. Zapewniamy pełną niezależność, transparentność i obiektywność procesu.

4. Jak wygląda proces współpracy krok po kroku?

Proces współpracy składa się z kilku kluczowych etapów:

• Analiza potrzeb i celów biznesowych — określamy metraż, lokalizację, budżet i wymagania funkcjonalne.

• Analiza rynku i przygotowanie shortlisty — porównujemy dostępne powierzchnie i wybieramy najlepsze opcje.

• Prezentacje wybranych lokalizacji i projektów aranżacji — organizujemy wizyty w budynkach i przedstawiamy wstępne koncepcje fit‑out.

• Negocjacje komercyjne i prawne — negocjujemy czynsz, opłaty, wakacje czynszowe, budżet na aranżację oraz zapisy umowy.

• Podpisanie umowy najmu — wspieramy klienta na etapie finalizacji dokumentów.

• Koordynacja fit‑out i odbiór powierzchni — nadzorujemy prace wykończeniowe i przygotowanie biura do użytkowania.

Cały proces prowadzimy tak, aby odciążyć najemcę i zapewnić mu najlepsze możliwe warunki.

5. Ile trwa znalezienie i wynajęcie powierzchni biurowej?

Czas potrzebny na znalezienie i wynajęcie powierzchni zależy od metrażu, dostępności ofert, wymagań technicznych oraz tempa negocjacji. Standardowe przedziały czasowe to:

• < 500 m² — od 6 do 9 miesięcy

• 500–2000 m² — od 9 do 18 miesięcy

• > 2000 m² — minimum 18 miesięcy

Po analizie potrzeb przygotowujemy indywidualny harmonogram, który uwzględnia zarówno sytuację rynkową, jak i cele biznesowe najemcy. Dzięki temu proces przebiega sprawnie i bez ryzyka opóźnień.

6. Czy możecie pomóc, jeśli już mam wybraną powierzchnię?

Tak, możemy pomóc nawet wtedy, gdy masz już wybraną powierzchnię biurową. W takich sytuacjach wspieramy najemcę przede wszystkim w analizie warunków najmu, ocenie opłacalności oferty, negocjacjach stawek i zapisów umowy oraz weryfikacji ryzyk prawnych i technicznych. Często okazuje się, że nawet przy wybranej lokalizacji można uzyskać lepsze warunki finansowe, dodatkowe zachęty lub korzystniejsze zapisy umowy. Każdy przypadek analizujemy indywidualnie, dlatego zachęcamy do kontaktu — przedstawimy, w jakim zakresie możemy wesprzeć Cię na tym etapie procesu.

7. Czy pomagacie również w renegocjacji istniejącej umowy najmu?

Tak, wspieramy najemców w renegocjacjach obowiązujących umów najmu. Analizujemy aktualne zapisy, identyfikujemy elementy możliwe do zmiany, przygotowujemy strategię negocjacyjną i prowadzimy rozmowy z właścicielem. Celem renegocjacji jest obniżenie kosztów, poprawa warunków operacyjnych oraz zabezpieczenie interesów najemcy na kolejne lata. Renegocjacje często pozwalają uzyskać znaczące oszczędności bez konieczności zmiany lokalizacji.

8. Jakiego rodzaju powierzchni obsługujecie?

Obsługujemy pełne spektrum nieruchomości komercyjnych, w tym biura, magazyny, powierzchnie coworkingowe, lokale usługowe, retail parki oraz powierzchnie produkcyjne. Doradzamy również przy przestrzeniach specjalistycznych, takich jak powierzchnie medyczne, laboratoryjne czy technologiczne, uwzględniając ich specyficzne wymagania techniczne i regulacyjne. Wspieramy także klientów zainteresowanych terenami inwestycyjnymi, pomagając ocenić potencjał działki, przeznaczenie w planie miejscowym oraz możliwości zabudowy. Dzięki szerokiemu doświadczeniu jesteśmy w stanie dopasować powierzchnię do indywidualnych potrzeb każdej firmy.

9. Czy możecie pomóc w oszacowaniu kosztów najmu?

Tak, przygotowujemy szczegółowy kosztorys najmu, który obejmuje wszystkie elementy wpływające na całkowity koszt użytkowania powierzchni: czynsz, opłaty eksploatacyjne, media, miejsca parkingowe, koszty fit‑out oraz dostępne zachęty finansowe. Dzięki temu najemca otrzymuje pełny obraz kosztów jeszcze przed podjęciem decyzji, co pozwala na świadome planowanie budżetu i porównanie różnych lokalizacji.

10. Czy zajmujecie się również projektowaniem i wykończeniem biura?

Tak, zajmujemy się kompleksową koordynacją fit‑out biura — od etapu koncepcji aż po finalne odbiory. Opracowujemy wstępną koncepcję aranżacji, przygotowujemy projekt wykonawczy, pomagamy w wyborze sprawdzonych wykonawców, nadzorujemy przebieg prac budowlanych i instalacyjnych oraz kontrolujemy zgodność realizacji z harmonogramem i budżetem. Dbamy o to, aby powierzchnia była w pełni przygotowana do użytkowania, spełniała wymagania techniczne i funkcjonalne oraz wspierała efektywną pracę zespołu. Dzięki naszej koordynacji najemca unika opóźnień, dodatkowych kosztów i błędów wykonawczych.

11. Czy współpracujecie z prawnikami?

Tak, współpracujemy z prawnikami specjalizującymi się w nieruchomościach komercyjnych. Zapewniamy analizę umów najmu, identyfikujemy ryzyka prawne i proponujemy konkretne zmiany zapisów. Dzięki temu najemca ma pewność, że podpisywana umowa jest bezpieczna, zgodna z jego interesem i pozbawiona niekorzystnych zapisów, które mogłyby generować koszty w przyszłości.

12. Co jeśli nie znam dokładnie swoich potrzeb?

Jeśli nie znasz dokładnie swoich potrzeb dotyczących biura, to żaden problem — właśnie w takich sytuacjach nasze doradztwo przynosi największą wartość. Podczas rozmowy szczegółowo analizujemy sposób pracy firmy, liczbę pracowników, model pracy (stacjonarny, hybrydowy, zdalny), procesy operacyjne oraz plany rozwoju. Na tej podstawie określamy optymalny metraż, standard wykończenia, preferowaną lokalizację, budżet oraz wymagania techniczne. Dzięki temu dobieramy powierzchnię, która realnie wspiera działalność firmy, poprawia efektywność pracy i minimalizuje koszty najmu. Naszym celem jest dopasowanie biura do faktycznych potrzeb, a nie odwrotnie.

13. Czy mogę liczyć na poufność?

Tak, pełna poufność jest dla nas standardem. Wszystkie informacje dotyczące firmy, planów relokacji, negocjacji oraz warunków finansowych są objęte tajemnicą i nie są udostępniane właścicielom ani innym podmiotom bez zgody najemcy. Zapewniamy pełne bezpieczeństwo informacji na każdym etapie współpracy, co jest szczególnie ważne w procesach relokacji i renegocjacji.

14. Czy obsługujecie firmy z innych miast?

Tak, obsługujemy firmy z całej Polski — niezależnie od lokalizacji. Realizujemy projekty zarówno w największych rynkach biurowych, takich jak Warszawa, Kraków, Wrocław, Poznań, Trójmiasto czy Katowice, jak i w mniejszych miastach regionalnych. Organizujemy prezentacje powierzchni, negocjacje oraz odbiory techniczne w formie stacjonarnej lub zdalnej, w zależności od potrzeb klienta. Proces zawsze dostosowujemy do specyfiki lokalnego rynku, dostępności powierzchni oraz indywidualnych wymagań firmy. Dzięki temu zapewniamy skuteczne doradztwo i reprezentację najemcy w dowolnym mieście w Polsce.

15. Dlaczego warto skorzystać z reprezentacji najemcy?

Reprezentacja najemcy pozwala uzyskać niższe koszty najmu, lepsze zapisy umowy oraz pełne wsparcie merytoryczne na każdym etapie procesu wynajmu powierzchni biurowej. Eliminujemy ryzyka prawne i finansowe, analizujemy rynek, prowadzimy negocjacje i koordynujemy fit‑out. Dzięki temu najemca oszczędza czas, unika błędów i otrzymuje optymalne warunki najmu dopasowane do potrzeb firmy. To rozwiązanie, które realnie zwiększa bezpieczeństwo i efektywność całego procesu najmu.

Znajdź odpowiedź na swoje pytanie